Büroreinigung ausschreiben: 7 Fehler, die Sie Geld kosten
Sie holen drei Angebote für Ihre Büroreinigung ein. Die Preise: 280 €, 420 € und 680 € pro Monat – angeblich für dieselbe Leistung. Wie kann das sein?
Die Antwort liegt selten bei den Reinigungsfirmen. Sie liegt in der Ausschreibung. Wer die Leistungsbeschreibung vage hält, bekommt Angebote, die nicht vergleichbar sind. Manche Anbieter kalkulieren bewusst niedrig, weil sie wissen: Die fehlenden Leistungen werden später als Zusatzkosten nachgereicht. Andere kalkulieren seriös – und erscheinen dadurch teuer.
Dieser Beitrag zeigt die 7 häufigsten Fehler beim Ausschreiben einer Büroreinigung und jeweils eine konkrete Lösung. Am Ende finden Sie ein Praxisbeispiel und eine FAQ-Sektion mit aktuellen Preisen für Österreich.
Fehler 1: „2x pro Woche Reinigung" ohne Leistungsdetails
Der mit Abstand häufigste Fehler: Die Ausschreibung enthält nur eine Frequenz, aber keine Definition, was gereinigt werden soll. „2x wöchentlich Büroreinigung" kann alles bedeuten – vom Staubsaugen des Hauptgangs bis zur Komplettreinigung inklusive Küche, Sanitäranlagen und Besprechungsräume.
Reinigungsfirmen interpretieren solche Angaben nach eigenem Ermessen. Ein seriöser Anbieter kalkuliert großzügig und liegt preislich höher. Ein anderer kalkuliert nur das Minimum und stellt den Rest als Sonderleistung in Rechnung.
Lösung: Erstellen Sie einen Leistungskatalog. Listen Sie jeden Raum einzeln auf und definieren Sie pro Raum, welche Tätigkeiten in welcher Frequenz durchgeführt werden sollen. Beispiel:
- Büros (8 Räume): Staubsaugen, Papierkorb entleeren, Schreibtische feucht abwischen – 2x/Woche
- Küche: Arbeitsflächen, Herd, Spüle reinigen, Boden wischen – täglich
- Sanitäranlagen (2 WCs): Komplettreinigung inkl. Nachfüllen von Seife/Papier – täglich
- Besprechungsraum: Tische abwischen, Stühle kontrollieren, Staubsaugen – nach Nutzung, mind. 2x/Woche
Je detaillierter Ihr Leistungskatalog, desto besser vergleichbar sind die Angebote.
Fehler 2: Quadratmeter falsch oder gar nicht angeben
Viele Ausschreibungen nennen die Gesamtfläche des Objekts, nicht die tatsächlich zu reinigende Nutzfläche. Serverräume, Lagerräume oder abgesperrte Bereiche, die nie gereinigt werden, verfälschen die Kalkulation erheblich.
Auch andersherum passieren Fehler: Wird keine Fläche angegeben, schätzt jede Firma anders. Ein Anbieter rechnet mit 180 m², ein anderer mit 250 m² – die Preisdifferenz hat nichts mit der Leistung zu tun.
Lösung: Geben Sie die reine Nutzfläche an, aufgeschlüsselt nach Raumtyp. Idealerweise legen Sie der Ausschreibung einen Grundriss bei, in dem die zu reinigenden Bereiche markiert sind:
- Bürofläche in m²
- Sanitärfläche in m²
- Küche/Aufenthaltsraum in m²
- Flure und Eingangsbereiche in m²
- Bodenbelag pro Bereich (Teppich, Fliesen, Parkett – entscheidend für den Zeitaufwand)
Fehler 3: Pauschalpreis ohne Stundenangabe
Ein Angebot lautet: „Büroreinigung komplett: 350 € monatlich." Klingt gut. Aber was steckt dahinter? Zwei Stunden pro Einsatz oder vier? Eine Reinigungskraft oder zwei?
Pauschalpreise ohne Zeitangabe sind ein Einfallstor für Qualitätsprobleme. Wenn ein Anbieter mit zu wenig Zeit kalkuliert, wird entweder unter Zeitdruck gearbeitet oder Leistungen werden stillschweigend gekürzt.
Lösung: Fordern Sie in der Ausschreibung eine transparente Kalkulation: Stundensatz + geplante Einsatzstunden pro Monat. Ein seriöses Angebot für ein 200-m²-Büro bei 2x Reinigung pro Woche sollte zwischen 1,5 und 2,5 Stunden pro Einsatz kalkulieren. Liegt ein Angebot deutlich darunter, stimmt entweder der Stundensatz nicht – oder die geplante Leistung.
Als Orientierung: Der übliche Stundensatz für Büroreinigung in Österreich liegt zwischen 25 und 40 € pro Stunde (netto, inkl. aller Nebenkosten des Anbieters).
Fehler 4: Keine Regelung für Urlaub und Krankheit
Ihre feste Reinigungskraft fällt aus – Urlaub, Krankenstand, persönliche Gründe. Was passiert? Bei vielen Verträgen: nichts. Es wird einfach nicht gereinigt, bis die Kraft zurück ist. Nach einer Woche ohne Reinigung sind die Beschwerden aus dem Team garantiert.
Lösung: Nehmen Sie eine Vertretungsklausel in die Ausschreibung auf. Der Anbieter muss garantieren, dass bei Ausfall der Stammkraft innerhalb von 24 Stunden eine qualifizierte Vertretung eingesetzt wird – ohne Zusatzkosten. Prüfen Sie bei der Anbieterauswahl, ob das Unternehmen genug Personal für eine solche Regelung hat. Ein Einzelunternehmer mit zwei Mitarbeitern kann diese Zusage oft nicht halten.
Fehler 5: Reinigungsmittel und Geräte nicht geregelt
Wer stellt die Reinigungsmittel? Wer bringt den Staubsauger? Wer liefert Müllbeutel, Handtücher und Seife für die Sanitäranlagen?
Was banal klingt, sorgt in der Praxis regelmäßig für Ärger. Wenn nicht klar definiert ist, wer was stellt, entstehen Grauzonen. Der Reinigungsdienst bringt ein billiges Allzweckmittel mit, das Streifen auf dem Parkett hinterlässt. Oder er erwartet, dass Sie Reinigungsmittel bereitstellen, die Sie gar nicht im Haus haben.
Lösung: Definieren Sie in der Ausschreibung klar:
- Variante A – Reinigungsfirma stellt alles: Sämtliche Reinigungsmittel, Geräte und Verbrauchsmaterialien werden vom Anbieter gestellt. Dies muss im Preis enthalten sein.
- Variante B – Auftraggeber stellt Material: Der Auftraggeber stellt Geräte und Mittel zur Verfügung, der Anbieter bringt nur Personal.
Variante A ist der Standard im gewerblichen Bereich : Der Anbieter kennt seine Mittel, haftet für Materialschäden und hat Nachschub gesichert.
Fehler 6: Keine Qualitätskontrolle vereinbart
Die ersten vier Wochen läuft alles perfekt. Nach drei Monaten werden die Ecken ausgelassen, die Fensterrahmen stauben ein, und der Mülleimer im Besprechungsraum wird nur noch gelegentlich geleert. Ohne strukturierte Qualitätskontrolle gibt es keine objektive Grundlage für Reklamationen.
Lösung: Vereinbaren Sie ein monatliches Feedback-System. Das kann ein einfaches Formular sein, das beide Seiten gemeinsam durchgehen:
- Checkliste pro Raumgruppe: Leistung erbracht ja/nein
- Bewertung der Sauberkeit (1–5) pro Bereich
- Dokumentation von Mängeln mit Frist zur Nachbesserung
- Quartalsweise Begehung vor Ort mit Objektleiter des Anbieters
Seriöse Reinigungsfirmen begrüßen solche Systeme – sie schützen auch den Anbieter vor unberechtigten Vorwürfen.
Fehler 7: Zu kurze oder fehlende Kündigungsfrist
Ein Vertrag ohne klare Kündigungsklausel bindet Sie entweder zu lange – oder der Anbieter kann von heute auf morgen abspringen.
Ebenso riskant: Verträge mit automatischer Verlängerung um 12 Monate, wenn nicht 6 Monate vorher gekündigt wird. Solche Klauseln sind in der Gebäudereinigung keine Seltenheit und binden Sie im schlimmsten Fall an einen Anbieter, mit dem Sie längst unzufrieden sind.
Lösung: Vereinbaren Sie eine Vertragslaufzeit von maximal 12 Monaten mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Quartalsende. So haben Sie genug Zeit, einen neuen Anbieter zu finden, sind aber nicht übermäßig lange gebunden. Die Probezeit sollte 3 Monate betragen – in dieser Phase mit verkürzter Kündigungsfrist von 4 Wochen.
Ideal ist eine Klausel, die den Vertrag nach Erstlaufzeit in ein unbefristetes Verhältnis mit 3 Monaten Kündigungsfrist überführt.
Praxisbeispiel: Anwaltskanzlei in Salzburg, 200 m²
Eine Salzburger Anwaltskanzlei mit 200 m² Bürofläche – 6 Büros, 2 Besprechungsräume, Empfang, Küche, 2 WCs – holte vier Angebote für die Unterhaltsreinigung ein (3x wöchentlich).
- Anbieter A: 340 €/Monat – „Büroreinigung 3x/Woche, pauschal"
- Anbieter B: 420 €/Monat – detaillierter Leistungskatalog, alle Räume einzeln aufgeführt, Reinigungsmittel inklusive, Vertretungsregelung enthalten
- Anbieter C: 510 €/Monat – ähnlich detailliert wie B, aber höherer Stundensatz
- Anbieter D: 650 €/Monat – Premium-Paket mit wöchentlicher Qualitätskontrolle
Die Kanzlei entschied sich zunächst für Anbieter A – der günstigste Preis. Nach 6 Wochen die Ernüchterung: Fenster waren nie Teil der Pauschale (Aufpreis: 80 €/Quartal), Küche nur eingeschränkt im Leistungsumfang, Sanitärmaterial nicht inklusive. Die realen Kosten: 580 €/Monat.
Nach dem Wechsel zu Anbieter B für 420 €/Monat war die Leistung von Anfang an transparent. Der Leistungskatalog enthielt jeden Raum mit exakter Tätigkeitsbeschreibung und Frequenz. Seit zwei Jahren läuft die Zusammenarbeit ohne Nachverhandlung.
Die Lektion: Das günstigste Angebot war am Ende das teuerste. Das zweitgünstigste – mit klarer Leistungsbeschreibung – war die wirtschaftlich beste Entscheidung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was kostet Büroreinigung in Österreich?
Der Stundensatz für Büroreinigung liegt zwischen 25 und 40 € pro Stunde (netto). Für ein Büro mit 100 m² bei 2x wöchentlicher Reinigung rechnen Sie mit monatlichen Kosten von 320 bis 480 € rechnen. Die genauen Kosten hängen vom Leistungsumfang, der Region und dem Bodenbelag ab.
Festpreis oder Stundenlohn – was ist besser?
Festpreis ist die bessere Wahl, wenn die Leistungen klar definiert sind. Sie haben Planungssicherheit und keinen Anreiz für den Anbieter, die Stunden künstlich zu strecken. Voraussetzung: ein detaillierter Leistungskatalog als Vertragsgrundlage. Bei wechselnden Anforderungen kann ein Stundensatz-Modell flexibler sein.
Wie lange dauert die Einarbeitung einer neuen Reinigungskraft?
Rechnen Sie mit 1 bis 2 Wochen. In dieser Phase sollte die Objektleitung des Anbieters regelmäßig vor Ort sein und die Abläufe kontrollieren. Ein guter Anbieter wird in den ersten Wochen aktiv nachfragen, ob die Leistung Ihren Erwartungen entspricht.
Fazit: Gute Vorbereitung spart bares Geld
Beim Ausschreiben einer Büroreinigung entscheidet nicht der niedrigste Preis über die Wirtschaftlichkeit – sondern die Qualität der Ausschreibung selbst. Wer die sieben Fehler aus diesem Beitrag vermeidet, erhält vergleichbare Angebote, schützt sich vor versteckten Kosten und schafft die Grundlage für eine langfristig funktionierende Zusammenarbeit.
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